Um processo orçamentário existe para melhorar a rentabilidade da empresa. Adequações dos custos e despesas da empresa a sua real possibilidade de gerar receitas, de entender as incertezas e riscos do mercado e de expandir-se com solidez são recomendáveis para o seu sucesso. Os principais elementos que devem ser considerados em uma orçamentação são: Vendas e volume de preços; custos variáveis e custos diretos; custos e despesas fixas; custos e despesas com pessoal; investimentos e capital empregado. Um modelo de sete passos pode ajudar no desenvolvimento e controle de um projeto orçamentário.

1. Elaboração das diretrizes orçamentárias, metas e regras:
Tem como principal finalidade orientar a elaboração dos orçamentos da empresa, buscando sintonizar os limites orçamentários anuais com as diretrizes, objetivos e metas da organização. Estas diretrizes também direcionam a alocação de gastos da empresa através de suas metas e regras: As metas estabelecem os limites que devem ser assumidos pelas entidades na elaboração do orçamento, definindo-os a partir da comparação de indicadores de despesas internas com benchmarks externos; as regras estabelecem a forma como são consumidos os recursos da empresa (quem tem direito a que), através da revisão das políticas da organização, considerando as melhores práticas do mercado. Um rápido treinamento dos gerentes da empresa sobre orçamento é aconselhável.

2. Análise prévia de contratos e dívidas existentes:
O levantamento das dívidas e contratos em vigor da organização ajuda a entender se o montante de despesas com as operações da empresa necessita ser revisto. Exemplos de contratos a serem analisados: Jardinagem; limpeza; refeitório; cantina; vigilância; portaria; transporte coletivo; serviços gerais; manutenção das centrais de telecomunicações. Muitas vezes há necessidade de preparar uma engenharia reversa dos custos dos fornecedores, para entender se o preço de um contrato é justo ou se podemos renegociá-lo.

3. Em caso de orçamento base zero, comparação com benchmarkings externos:
Para se realizar um processo de Benchmarking é necessário: Limitar-se apenas ao mais importante; selecionar cuidadosamente o time de Benchmarking; registrar sistematicamente as atividades realizadas; realizar as visitas de benchmarking de forma planejada e estruturada; entender que a essência do benchmarking é comparar processos; definir o método a ser utilizado, os meios e instrumentos para coletar os dados; ter um código de ética para apresentar ao alvo do benchmarking, tranquilizando-o sobre o uso das informações coletadas.

4. Levantamento das necessidades orçamentárias:
De despesas gerais com vendas e produção, de matérias primas, de mão de obra direta, de custos diretos de produção, de custos indiretos de fabricação, de despesas com vendas, de despesas administrativas, de investimentos, de aplicações financeiras e financiamentos.

5. Análise e tomada de decisão: Aprovações e cortes:
Negociação do orçamento com as áreas da empresa e com o Conselho de Administração; revisão das necessidades orçamentárias com seus respectivos cortes; aprovação do orçamento final.

6. Elaboração e divulgação do plano de implementação do orçamento:
A implementação do orçamento deve ser preparada e operacionalizada como um projeto: Devem ser especificados detalhadamente os objetivos de cada ação a ser tomada; o progresso da implantação do orçamento deve ser quantificado e relatado; o tempo de realização e a relevância de cada ação devem ser determinados e explicitados. O projeto ou os planos de ação devem ser exaustivamente comunicados a toda a empresa.

7. Controle orçamentário:
Controle de despesas e monitoramento dos padrões e regras através de indicadores de projetos devem ser criados para garantir que as áreas da empresa realizem o que foi compromissado, analisando eventuais desvios de uso das verbas orçamentárias ou raras necessidades de aportes financeiros adicionais (extra budgets).

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

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