Muito se tem falado sobre redesenho de processos, mas sempre que há necessidade de fazer uma revisão na forma com que a empresa operacionaliza uma ou várias de suas funções, são contratados especialistas no ambiente externo para realizar a tarefa. Muitas vezes estes especialistas não preparam o pessoal interno para que numa próxima oportunidade, a empresa possa fazer um redesenho por conta própria. Para orientar uma revisão de processos do tipo “faça você mesmo”, listamos a seguir, 37 passos a serem seguidos como um “checklist“ para uma demandada revisão.

CONHECIMENTO DA ÁREA:

  1. Identificação das Partes Interessadas
  2. Levantamento do Organograma da Área/relações de report/Headcount
  3. Identificação das formas de interação entre os departamentos
  4. Identificação de mecanismos de medição de performance
  5. Identificação da distribuição de autoridade
  6. Identificação dos recursos de TI e de RH
  7. Levantamento das atividades
  8. Consolidação do levantamento

ENTENDIMENTO DOS PROCESSOS:

  1. Identificação dos processos

MAPEAMENTO DOS FLUXOS DE PROCESSOS:

  1. Identificação das áreas atuantes no processo
  2. Identificação das fronteiras de cada processo
  3. Identificação de seus objetivos
  4. Levantamento do macro fluxo das atividades do processo
  5. Identificação das áreas responsáveis
  6. Identificação de métricas
  7. Consolidação das iniciativas impactantes de cada processo
  8. Identificação dos problemas e nível de maturidade

IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES DE MELHORIA

  1. Identificação da necessidade de alteração nas atividades (eliminação, criação, agrupamento, automatização, terceirização, etc.)
  2. Identificação e geração de alternativas de melhoria
  3. Avaliação de alternativas (potencial de ganhos, impacto sobre indicadores de desempenho, viabilidade, etc.)
  4. Seleção da solução de melhoria
  5. Definição da aplicação de terceirização ao processo
  6. Distribuição das atividades entre as diferentes entidades organizacionais
  7. Redimensionamento de novos recursos materiais e tecnológicos
  8. Determinação de viabilizadores e barreiras para a mudança

ESCOLHA DO PROCESSO CRÍTICO PARA REDESENHO:

  1. Indicação do processo a ser redesenhado
  2. Análise do potencial de melhoria
  3. Análise do impacto nas partes interessadas
  4. Análise da viabilidade da solução
  5. Definição dos processos alvo do redesenho

REDESENHO DO PROCESSO:

  1. Repensar o processo
  2. Redesenho dos novos fluxos
  3. Análise do impacto do novo processo
  4. Desenho de funções e papéis
  5. Definição das necessidades de recursos
  6. Plano de implementação
  7. Revisitar a estrutura organizacional, atentando para um conjunto básico de fatores:
  • Estabelecimento de prioridades: analisar as alterações organizacionais que se mostrarem interessantes promover, em relação aos processos redesenhados;
  • Alocação de recursos: recursos passam a ser alocados a processos e dessa forma gerenciados;
  • Comunicação e fluxos de informação: eliminar-se-á eventuais sistemas informais de comunicação em benefício da objetividade e agilidade na transmissão das informações gerenciais
  • Divisão de responsabilidades: a organização desenhada em torno dos processos irá redividir as responsabilidades pelas diversas funções
  • Gestão dos processos-chave: a estrutura organizacional deve facilitar a gestão dos novos processos e não ser uma barreira.

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