De acordo com Roger Tregear, Leandro Jesus e André Macieira em seu livro Estabelecendo o Escritório de Processos, para apoiar uma organização que realiza uma gestão por processos é interessante a montagem de um Escritório, visando projetar, construir, operar e transferir conhecimentos, ferramentas e metodologias sobre o mapeamento, redesenho e controle de processos para toda a organização, pois é através dos processos de negócio que uma empresa executa a sua estratégia. Consequentemente, os processos de negócio devem ser geridos e otimizados continuamente; isto é BPM: Business Process Management.

Para montar um Escritório de Processos é necessário que algumas etapas sejam seguidas:

  1. Preparar e planejar, garantindo recursos e antecipando barreiras;
  2. Divulgar o conceito de BPM para toda a empresa;
  3. Desenvolver a competência interna em gestão de processos através de treinamentos;

Depois de montado, para manter um Escritório de Processos é necessário:

  1. Comprometer-se com os processos através da ajuda constante às áreas de negócio;
  2. Gerenciar as mudanças desenvolvendo os agentes da mudança em cada área;
  3. Melhorar continuamente através de lições aprendidas e das melhores práticas.

Com base no modelo de Escritório de Processos definido pelo ELO Group e retratado no livro de Roger Tregear et. al., pode-se definir as seguintes áreas dentro do escritório e suas principais atividades:

  1. Desenvolvimento de processos para novos produtos e novos negócios: Entender os processos, definir o escopo dos processos, mapear os processos, suportar a área de marketing de novos produtos e a de planejamento de novos negócios, executar análise de inovação e criação de valor, especificar e testar sistemas de TI para a automação dos processos, administrar o orçamento de CapEx (investimento) na área de processos.
  2. Serviços de gestão e melhoria de processos: Analisar os processos, redesenhar os processos, padronizar os processos, implementar processos e realizar operação assistida deles, mensurar a maturidade dos processos, administrar os papéis e responsabilidades dos agentes de processo, identificar e prover competência aos agentes de processos, coletar e analisar demandas de melhorias em processos, administrar o orçamento de OpEx (despesas) na área de processos.
  3. Auditoria, controle e certificação de processos: Verificar a conformidade da execução dos processos com a sua descrição e seu mapa, executar análise de riscos, acompanhar os principais indicadores de desempenho dos processos, acompanhar o ciclo PDCA de cada processo de negócio, certificar os processos da empresa, sugerir melhorias nos processos corporativos e operacionais da organização, controlar a documentação de apoio dos processos.
  4. Suporte ao desdobramento das estratégias e gestão da metodologia e projetos BPM: Acompanhar o mapa estratégico da empresa, monitorar os KPI (Indicadores Chave de Performance) da empresa, fazer o desdobramento dos objetivos estratégicos em processos de negócio, gerenciar as modificações dos processos críticos da empresa (os que tem relação com seus objetivos estratégicos e com os Fatores Críticos de Sucesso da organização), manter a arquitetura dos processos, definir o portfólio de projetos BPM, planejar as atividades de processos do Escritório para o ano seguinte.

Roger Tregear et. al. acreditam que o estabelecimento de um Escritório de Processos pode consolidar o interesse e a criação de um mecanismo de controle efetivo e apoio a muitas iniciativas de processos em andamento: Melhorar o serviço ao cliente, reduzir custos, remover retrabalhos e atrasos, assegurar conformidade com as normas e políticas da empresa, além de aproveitar as oportunidades que o mercado oferece.

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

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