Originalmente a Matriz GUT foi criada para classificar problemas priorizando a ordem de resolução deles. Atualmente esta ferramenta também é utilizada para priorizar planos de ação oriundos do desdobramento de um planejamento estratégico, de acordo com três fatores que pontuados e combinados definem que problemas ou que ações são prioritárias. Primeiramente um rol de ações a serem realizadas ou problemas a serem resolvidos deve ser listado na primeira coluna de uma tabela. As três colunas seguintes devem conter informações sobre a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema ou da ação. Mas o que representam estes fatores?

Gravidade: Classifica o impacto do problema analisado ou a importância da atividade a ser realizada. Alguns aspectos devem ser considerados quando este fator for pontuado, tais como: motivação das pessoas, eficiência dos processos, adequação da arquitetura organizacional, e disponibilidade de ferramentas de controle;

Urgência: Aponta para o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado ou para realizar uma tarefa dentro de um plano. Uma grande urgência significa que o tempo disponível para resolver esse problema ou realizar a ação é pequeno;

Tendência: Mostra o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema crescer com o passar do tempo. É uma pontuação para classificar a tendência de o problema crescer, reduzir ou desaparecer. No que diz respeito à ação de um plano, a tendência mostra o quanto esta atividade pode esperar para ser realizada mais tarde; quanto maior a pontuação, menos esta ação pode esperar para ser realizada.

Como aplicar estes fatores na priorização de problemas a serem resolvidos ou em ações de um plano? Notas devem ser atribuídas a cada um destes fatores numa escala crescente de 1 a 5, onde a nota 5 é o maior valor e 1 o menor, ou seja, uma ação ou problema de gravidade 1 não é tão importante, de urgência 5 deve ser atacado de forma rápida, a tendência 3 mostra que uma ação ou problema podem esperar um pouco para ser enfrentado. Após a atribuição de notas para cada fator GUT de um problema ou ação, é necessário produzir um número que represente o seu grau de prioridade. O cálculo é feito através da multiplicação dos três fatores: (G) x (U) x (T) e colocado numa quinta coluna da tabela de priorização, conforme o exemplo da segunda tabela deste texto:

Tabela 1: Análise das reclamações dos clientes de um restaurante

wg-_-matriz-gut-restaurante-figura-1

Fonte: Blog Qualidade Online (http://qualidadeonline.wordpress.com/2009/12/17/dicas-de-qualidade-matriz-de-priorizacao-e-diagrama-pdpc/)

Tabela 2: Análise das prioridades de um plano de ação

 

Ações do plano de aumento das vendas

 

(G)

 

(U)

 

(T)

Produto GxUxT  

Prioridade

Treinar pessoal de campo no atendimento aos clientes 3 4 4 48 4
Preparar kit de vendas para pessoal de campo 5 5 5 125 1
Adquirir material para a montagem do kit de vendas para uso em campo 4 5 5 100 2
Desenvolver novo processo de atendimento aos clientes 3 3 5 45 5
Disponibilizar informações sobre os clientes para o pessoal de vendas 4 3 3 36 6
Melhorar o ambiente do escritório de vendas da região norte 2 1 4 8 8
Aumentar o número de vendedores através de recrutamento externo 5 4 4 80 3
Melhorar a remuneração do pessoal de vendas que atua em campo 2 2 3 12 7

Fonte: Tabela desenvolvida especificamente para este post pelo autor

Como pode ser visto, as diferenças entre as duas tabelas é que a primeira trata de problemas em um restaurante, e a segunda de ações de um plano para aumentar as vendas de um produto; a primeira soma os resultados individuais dos fatores GUT, o que não é recomendável pela metodologia, mas é praticado por algumas organizações; já a segunda multiplica estes fatores, o que é previsto por este método. Uma coluna extra, esclarecendo as prioridades das tomadas de providências, pode ser adicionada à tabela.

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

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