Originalmente a Matriz GUT foi criada para classificar problemas priorizando a ordem de resolução deles. Atualmente esta ferramenta também é utilizada para priorizar planos de ação oriundos do desdobramento de um planejamento estratégico, de acordo com três fatores que pontuados e combinados definem que problemas ou que ações são prioritárias. Primeiramente um rol de ações a serem realizadas ou problemas a serem resolvidos deve ser listado na primeira coluna de uma tabela. As três colunas seguintes devem conter informações sobre a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema ou da ação. Mas o que representam estes fatores?
Gravidade: Classifica o impacto do problema analisado ou a importância da atividade a ser realizada. Alguns aspectos devem ser considerados quando este fator for pontuado, tais como: motivação das pessoas, eficiência dos processos, adequação da arquitetura organizacional, e disponibilidade de ferramentas de controle;
Urgência: Aponta para o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado ou para realizar uma tarefa dentro de um plano. Uma grande urgência significa que o tempo disponível para resolver esse problema ou realizar a ação é pequeno;
Tendência: Mostra o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema crescer com o passar do tempo. É uma pontuação para classificar a tendência de o problema crescer, reduzir ou desaparecer. No que diz respeito à ação de um plano, a tendência mostra o quanto esta atividade pode esperar para ser realizada mais tarde; quanto maior a pontuação, menos esta ação pode esperar para ser realizada.
Como aplicar estes fatores na priorização de problemas a serem resolvidos ou em ações de um plano? Notas devem ser atribuídas a cada um destes fatores numa escala crescente de 1 a 5, onde a nota 5 é o maior valor e 1 o menor, ou seja, uma ação ou problema de gravidade 1 não é tão importante, de urgência 5 deve ser atacado de forma rápida, a tendência 3 mostra que uma ação ou problema podem esperar um pouco para ser enfrentado. Após a atribuição de notas para cada fator GUT de um problema ou ação, é necessário produzir um número que represente o seu grau de prioridade. O cálculo é feito através da multiplicação dos três fatores: (G) x (U) x (T) e colocado numa quinta coluna da tabela de priorização, conforme o exemplo da segunda tabela deste texto:
Tabela 1: Análise das reclamações dos clientes de um restaurante
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