O empreendedor e autor Jason Fried, em uma palestra feita para a organização TED, convoca as pessoas para uma reflexão: Por que não se trabalha no trabalho? Na apresentação, ele levanta algumas questões básicas sobre o tema: As pessoas parecem não fazer seu trabalho no ambiente de trabalho. Mas, por que? Todas as pessoas necessitam estar juntas durante um longo período de tempo para que seja feito um bom trabalho? E desenvolve um raciocínio tentando encontrar uma resposta.

As empresas constroem prédios caros com escritórios para que seus colaboradores vão a este ambiente todos os dias para trabalhar. Mas se perguntarmos a elas onde desejam ir para fazer um trabalho realmente bem feito, elas responderão vários lugares, menos o tal prédio de escritório. A resposta normalmente vem relacionando uma dentre três grandezas: um local, um veículo ou um tempo. Por exemplos:

  • Locais: A varanda da casa onde moram, a sacada, um quartinho da casa, a livraria, a cafeteria;
  • Veículos: no carro, no avião, no trem;
  • Tempos: Não importa aonde, desde que seja cedo, ou desde que seja mais tarde, ou desde que seja no fim de semana.

Ninguém fala no escritório, lugar onde se gastou muito dinheiro para preparar um ambiente para este objetivo. Mas, por que isto acontece?

O problema é que as pessoas não têm um dia de trabalho juntas, mas sim fragmentos de um dia: 15 minutos para trocar informações com alguém, 30 minutos para construir algo em parceria com um colega de outra área. Cada pessoa já passou pela sensação de terminar um dia e se dar conta que não conseguiu produzir o que pretendia, não sendo possível fechar um determinado trabalho de forma integral. São realizadas tarefas, até muitas, mas sem um trabalho significativo feito. Esta situação é muito frustrante, em especial para pessoas envolvidas com atividades criativas, como programadores, projetistas, engenheiros, escritores, planejadores. Estas pessoas necessitam de longos períodos de reflexão para a transformação das ideias em pelo menos um roteiro, para terem seus trabalhos feitos.

Refletir sobre problemas complexos requer períodos longos e ininterruptos de tempo. É preciso analisar quanto tempo, das oito horas diárias trabalhadas, as pessoas têm para investirem esforços intelectuais e de conhecimento, visando resolver um problema ou criar algo que ajude a organização onde trabalham a prosperar. É por isto que as pessoas optam por trabalharem no transporte, ou em casa, ou no fim de semana, ou mesmo no escritório, mas mais cedo ou mais tarde, antes das pessoas chegarem ou depois delas saírem; porque nestes ambientes não há distrações.

Aqui cabe uma analogia entre o sono e o trabalho. Sono e trabalho são parecidos no que diz respeito à estarem divididos em fases de diferentes profundidades.

O sono se divide em cinco fases, onde o cérebro age de forma diferente em cada estágio:

  • Estágio 1 – Sono Leve: onde se experimenta um entrar e sair do sono, sendo facilmente acordado. O movimento dos olhos e os movimentos do corpo desaceleram;
  • Estágio 2 – Sono Progressivamente mais Profundo: onde o movimento dos olhos pára e as ondas cerebrais tornam-se mais lentas, o corpo esfria e os músculos começam a relaxar. Neste estágio ainda existem breves explosões de atividade cerebral;
  • Estágio 3 – Sono Profundo Parte 1: onde as ondas cerebrais são uma combinação de ondas lentas, conhecidas como ondas delta, combinadas com as ondas mais rápidas. Durante este estágio, pode ser muito difícil acordar uma pessoa;
  • Estágio 4 – Sono Profundo Parte 2: aqui o cérebro trabalha quase que exclusivamente com as ondas delta lentas. Também é muito difícil acordar. Se os estágios 3 e 4 forem muito curtos, o sono não vai ser satisfatório nem revigorante;
  • Estágio 5 – REM (Rapid Eye Movement): é caracterizado por alterações fisiológicas acentuadas, como respiração acelerada, maior atividade cerebral, movimentos oculares rápidos e relaxamento muscular. É neste estágio que acontecem os sonhos.

Se a pessoa for interrompida em uma das fases, terá que voltar à fase inicial e recomeçar todo o processo.

Fazendo a comparação com o processo de trabalho, como alguém pode realmente fazer um conjunto de tarefas de forma adequada, se sofre tantas interrupções num dia de trabalho? Mas em outros lugares também podem haver interrupções como a TV, ou um “assalto” à geladeira. Qual a diferença básica entre as interrupções num escritório e as interrupções de um ambiente escolhido pela pessoa para sua produção com eficácia? A resposta é simples: As distrações dos ambientes produtivos escolhidos são voluntárias; cada pessoa decide se quer ou não ser distraída. Num escritório as distrações são involuntárias, como reuniões não programadas, visitas de colegas de outras áreas ou dos próprios gerentes. Ao contrário do que se imagina, as redes sociais não constituem o que deve ser evitado num escritório, elas são pausas modernas para fumar ou para o cafezinho. Reuniões são as verdadeiras interrupções de longo prazo: uma reunião de uma hora com oito pessoas, equivale a uma pessoa parada no seu processo produtivo por um dia inteiro.

O que os gerentes podem fazer para tornar o escritório o ambiente preferencial para as pessoas produzirem?

  • Preparar bem o escritório, que deve ser um ambiente muito bem equipado, na qualidade de sua tecnologia e para a privacidade das pessoas;
  • Criar um dia do silencio, consagrado à produtividade, sem reuniões e interrupções da gerência;
  • Utilizar ferramentas de colaboração para que as solicitações de trabalhos em conjunto ou fornecimento de dados sejam ordenadas e não interruptivas.
  • Reduzir o papel gerencial de monitor (fiscal do trabalho) e aumentar os papéis gerenciais de mentor (por solicitação de membro do grupo), de coordenador (disponibilizando recursos), de facilitador (reforçando a coesão do grupo e administrando conflitos) e de diretor (sendo mais preciso no planejamento do que deve ser feito por cada membro da equipe);
  • Flexibilizar o horário de trabalho, trocando horas presenciais por entregas no prazo.

Em suma, é preciso Investir num ambiente onde se possa aumentar a probabilidade das pessoas trabalharem mais no ambiente de trabalho, e não se desmotivarem com ele.

Referências

FRIED, Jason. Why Work Doesn’t Happen at Work. Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=5XD2kNopsUs. Consultado em 21/03/2017.

Site Saúde Melhor. Quais são as Fases do Sono? O que Acontece em Cada Uma? Disponível em https://www.saudemelhor.com/quais-sao-fases-sono-que-acontece-cada-uma/. Consultado em 22/03/2017.

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

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