As empresas modernas vêm enfrentando dificuldades para contornar uma contradição empresarial: embora a nova geração tenha pouco apreço pelo trabalho compartimentado, adotando uma postura mais sistêmica de atuação, interagindo com todos que podem contribuir para determinado tema, a estrutura hierárquica e a forma de gerir as empresas continua bastante funcional, ou seja, delineada em funções compartimentadas como os antigos feudos medievais. As organizações modernas necessitam abandonar esta forma antiga de operar para concentrar-se mais na atuação por processos. A necessidade de trabalhar neste novo formato está fundamentada em três pilares:

  1. A visão do todo, e não apenas do pedaço de uma área na ação, é uma grande ferramenta para reduzir o tempo e os custos na execução de um processo produtivo, uma vez que este começa na demanda do cliente, disparando os fornecimentos necessários à elaboração de um produto ou serviço que seja o mais aderente possível à demanda deste cliente. Portanto, os esforços devem ser concentrados nas atividades horizontais que atravessam várias funções da organização;
  2. A interveniência de uma área em outra é constante nos processos, e na maioria das vezes responsável por seu sucesso ou fracasso; fazendo da comunicação e das interações entre as diversas funções empresariais uma prioridade no mundo moderno dos negócios;
  3. As melhores ferramentas criadas para se executar um plano, residem nas metodologias de gerenciamento de projetos, criadas para permitir que diferentes áreas funcionais da empresa atuem de forma integrada na resolução de um problema ou no atingimento de um objetivo estabelecido.

Mas como preparar os profissionais de uma organização para atuarem por processos? Ou seja, que competências devem ser trabalhadas, ensinadas e desenvolvidas para que as pessoas consigam trabalhar mais horizontalmente e menos por função, gerando uma real visão sistêmica nos colaboradores de uma organização?

Sete competências devem ser incentivadas para que o trabalho cotidiano seja mais horizontalizado, trazendo maior efetividade aos esforços empregados:

  1. Gerenciar Projetos: Incentivar a montagem de projetos para solucionar os problemas da empresa, ou para aperfeiçoar alguns de seus processos, ou ainda atingir os objetivos de um planejamento estratégico.
  2. Visualizar a empresa de forma sistêmica e integrada: Aumentar a visão processual da organização, patrocinando treinamentos para seus gestores e pessoal chave, nas disciplinas de processos, tais como o sincronismo organizacional, o controle de desempenho por indicadores, e o checklist para a melhoria dos processos.
  3. Gerenciar por Processos: Melhorar a distribuição de poder na empresa, dando maior autonomia aos seus níveis tático e operacional, através da criação dos Times Multifuncionais de Processo, dos Grupos de Ação, e do Grupo de Planejamento Estratégico.
  4. Mapear os Processos: Tornar o mapeamento dos processos condição obrigatória para a realização das atividades cotidianas, da mesma forma que um organograma é pré-requisito para a existência de uma área. Mapas como o de relacionamento SIPOC, o de interveniências, e os fluxos raiados de atividades, devem ter suas elaborações incentivadas e cobradas das áreas funcionais.
  5. Acompanhar indicadores: Fazer com que os indicadores-chave de performance da organização sejam conhecidos por todos, através de painéis de gestão à vista ou de “dashboards” na primeira página da INTRANET; assim como divulgar para os profissionais da empresa a tipologia dos Key Performance Indicators (KPI), que contempla indicadores de eficácia, eficiência, qualidade, produtividade, lucratividade, inovação, qualidade do relacionamento humano.
  6. Conhecer as interveniências: Estimular a integração dos processos da empresa, por intermédio de fóruns periódicos de apresentação e discussão dos processos principais e de suporte da organização; além de inserir nos planos de ação para a melhoria destes processos, o item “com quem” (with), que mostra de quem depende a realização de uma tarefa além da própria área responsável por sua execução.
  7. Melhorar a comunicação: entre os diversos níveis hierárquicos da empresa e entre as suas diversas áreas funcionais, utilizando para isto um periódico, que pode ser um blog sobre gestão por processos na INTRANET, que consiga informar e atualizar os profissionais sobre tudo o que de relevante vem acontecendo nas operações da organização.

Em resumo, para se trabalhar por processos é preciso esquecer um pouco as fronteiras que são delimitadas quando da criação das áreas funcionais da empresa, da mesma forma que a INTERNET avança sobre as fronteiras físicas, econômicas e legais dos países constituídos, para que as diversas culturas do planeta se conheçam, e criem um entendimento comum dos fenômenos, caminho necessário a uma efetiva globalização.

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

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