Implantando a ABNT ISO 21500

por Walther Krause

Com a dinâmica da sociedade atual, as organizações têm que estar preparadas para enfrentar as freqüentes mudanças que ocorrem. Em um mercado competitivo e em constante evolução, as empresas precisam inovar constantemente e buscar aprimorar seus processos.

As organizações buscam a melhoria contínua: melhor qualidade do produto final ou serviço, melhor qualidade do trabalho e dos processos executados e melhores resultados. Procuram se tornar mais competitivas, de obter maior proximidade com seus clientes, maior satisfação interna e externa, melhor desempenho financeiro. A sociedade e os clientes estão também se tornando mais rigorosos e mais exigentes.

A forma de implementar a inovação e a melhoria dos processos é através de projetos, que precisam ser bem implantados para gerar a vantagem competitiva necessária. As empresas hoje estão mais voltadas pra projetos do que para rotinas. Então a importância dessa atividade é crucial pra que ela consiga administrar seus novos empreendimentos.

O sucesso dos projetos de investimento trará melhores resultados para todos, em todos os momentos. Como obtê-lo? A resposta está no modelo de gestão. Aplicando-se as melhores práticas de gerenciamento de projetos pode-se otimizar o uso de recursos, sempre limitados e insuficientes, obter prazos menores, ampliar os benefícios desejados e atender às expectativas de todas as partes interessadas.

As empresas líderes em seus segmentos adotam práticas de Gerenciamento de Projetos, com resultados comprovados. A construção de um modelo de gestão para o setor público baseado nas melhores práticas em gerenciamento de projetos, com continuidade administrativa e política, requerendo do setor privado uma maior maturidade na gestão, será possível desenvolver os projetos de infraestrutura que tragam mais rapidamente a recuperação econômica e um crescimento sustentado, compartilhando o sucesso com todos.

A prática de uma metodologia bem sucedida de Gerenciamento de Projetos torna-se imprescindível às organizações de hoje. A gestão pela qualidade pode determinar o sucesso de um projeto, agregando valor ao negócio da organização e à sociedade.

A Norma ABNT ISO 21500 foi criada para ajudar às organizações no desenvolvimento das melhores práticas em Gerenciamento de projetos.

A implantação da Norma ABNT ISO 21500 requer alguns passos para ser efetiva. Estes passos estão apresentados a seguir:

I. Obter apoio da alta administração

A implantação de uma nova forma de trabalho em uma organização somente será efetiva caso haja apoio e comprometimento da alta administração. O processo de implantação pode reduzir temporariamente a produtividade e provocar atrasos e custos adicionais, que serão compensados quando a nova rotina for atingida. Além disso, os resultados requerem tempo para serem obtidos, pois o novo processo necessita ganhar maturidade ao longo da implantação. O tempo pode levar de poucos meses a alguns anos, dependendo do tamanho e da complexidade da organização.

II. Criar uma metodologia baseada na ABNT ISO 21500

1. Mapear todos os processos, a partir da ABNT ISO 21500, que se aplicarão ao contexto da organização;
2. Desenhar os fluxogramas de todos os processos e sub-processos identificados;
3. Definir todos os papéis e responsabilidades envolvidos nos processos;
4. Especificar, para cada processo, as suas entradas, atividades, responsabilidades, ferramentas e saídas;
5. Criar modelos para todos os documentos que comporão a metodologia;
6. Estabelecer um repositório para armazenamento da metodologia, disponível para todos da organização;
7. Estabelecer normas que suportam a metodologia de gerenciamento de projetos;
8. Definir indicadores que permitam a medição da qualidade dos processos e dos produtos;
9. Criar um repositório para armazenar o resultado das execuções do processo com a metodologia;
10. Definir ferramentas da Tecnologia da Informação que darão suporte à execução dos processos com a metodologia.

III. Implantar a cultura nas melhores práticas em gerenciamento de projetos

Implantar uma nova cultura de gestão é necessário mudar uma organização. Para isso, é preciso entender as forças resistentes e favováveis e canalizá-las para que dêem espaço às mudanças, em vez de se oporem a elas. John Kotter (1997), sugere oito etapas para um processo de mudança bem sucedido, quais sejam:

1. Criar um sentido de urgência– ajuda as pessoas a perceberem a necessidade de mudança e a importância de agir de imediato.
2. Trabalho de equipe– criação de um grupo forte orientando a mudança, com capacidade de liderança, definição e manutenção de foco, linhas de ação, credibilidade, capacidade de comunicação, autoridade e boa capacidade analítica.
3. Desenvolver a visão e a estratégia da mudança– definir direção, apresentar os ganhos da mudança, esclarecer como o futuro será diferente do passado e esclarecer como as mudanças e seus ganhos se tornarão realidade.
4. Comunicar para melhorar a compreensão– disseminar a visão e a estratégia.
5. Motivar e capacitar aqueles que querem participar– remover todas as barreiras possíveis para aqueles que querem ajudar a tornar a visão uma realidade e afastar os que estão contra o processo.
6. Obter pequenas vitórias– produzir alguns sucessos com a maior brevidade possível, ainda que não sejam consolidados, mas que permitam dar credibilidade ao processo da mudança.
7. Não desistir– ser exigente e mais rápido após os primeiros sucessos. Ser implacável com a instituição da mudança passo a passo, obstáculo a obstáculo, até a visão se tornar uma realidade.
8. Criar uma nova cultura– Assegurar a aplicação das novas formas de comportamento, e certificar que se conseguiu, até se confundirem com a própria cultura da organização.

IV. Ações complementares

a) Comunicação – importante para o nivelamento de expectativas, para comunicação clara dos resultados esperados, para esclarecimento do processo.

b) Educação– a educação é especialmente importante quando há necessidade de conhecimento técnico especializado, porém não se limita a isso. Presta-se a explicar conceitos, padrões, procedimentos e outros elementos envolvidos.

c) Participação– visa, envolver as pessoas a participar do processo. Adicionalmente, tem o propósito de coletar impressões, percepções, forças favoráveis ou desfavorá Tais informações são úteis para refinar a estratégia.

d) Negociação– visa estabelecer consenso por meio do diálogo e do estabelecimento de uma relação ganha-ganha entre os envolvidos.

e) Tomada de decisão– implica no uso do poder para solucionar conflitos. Usada principalmente quando é exigida uma resposta rápida para a questã Essa estratégia somente deve ser usada se trazer benefícios para o processo.

Os resultados dos projetos devem ser medidos antes, durante e após a implantação do modelo de gestão. Assim, os benefícios vão sendo evidenciados e divulgados, proporcionando um agente motivar das mudanças e das melhorias. Deve-se estabelecer um prazo para todo o processo, que deve ser de 6 a 18 meses, dependendo do tamanho e complexidade da organização. Todo investimento na implantação do modelo de gestão baseado na Norma ABNT ISO 21500 trará resultados positivos para a organização.