Método A3 de solução de problema ou implementação de melhoria

Introdução

Um processo de solução de problemas é um instrumento utilizado sistematicamente para eliminar um problema, ou seja, eliminar suas causas básicas ou primárias. Por outro lado, a melhoria contínua consiste na análise dos processos internos de uma organização em busca de quais atividades podem ser melhoradas, desse modo, busca encontrar onde estão as ineficiências, gargalos, atrasos e desperdícios a serem mitigados.

Dentre as metodologias existentes para tais soluções encontram-se o MASP, o BPM, e o modelo A3.

O A3 surgiu na Toyota como uma forma de implementar o ciclo PDCA para a melhoria contínua, dentro das ferramentas do Círculo de Qualidade Toyota. O método está baseado num livro de John Shook: Gerenciando para o aprendizado, que narra a estória de um gerente, Ken Sanderson, e seu assistente, Desi Porter, que utilizaram o A3 (formulário de tamanho 29,7 x 42 cm) para criar um processo gerencial e um padrão de inovação e planejamento, além de solucionar problemas e construir uma maneira mais ampla e profunda de pensamento. Enfim, é um método repetitivo e prático para o aprendizado organizacional.

O Processo

O processo contempla sete passos estruturados da seguinte forma:

Passo 1O contexto: onde é necessário entender que mudança (problema ou melhoria) deve ser tratada, e fazer uma breve descrição dela;

Passo 2A situação atual: neste passo deve-se mapear os processos existentes relativos à área com problema ou necessidade de melhoria;

Passo 3Os objetivos: aqui devem ser definidas que melhorias de desempenho precisam ser alcançadas. Neste estágio, ainda não se consegue uma imagem completa dos objetivos, daí após percorrer os passos restantes é possível voltar a este passo para adicionar mais detalhes aos objetivos iniciais;

Passo 4A análise da causa raiz: antes de tomar ações para atingir os objetivos definidos é necessário buscar a causa fundamental do problema ou da necessidade de melhoria;

Passo 5As contramedidas: neste estágio devem ser oferecidas alternativas de soluções para que os objetivos sejam alcançados. A partir daqui é possível voltar aos objetivos iniciais e adicionar mais detalhes a eles;

Passo 6O plano de implementação: depois das contramedidas definidas, é preciso montar um plano que deve conter uma lista de ações para aplicar as contramedidas;

Passo 7O acompanhamento: nesta parte final é preciso saber se os planos foram seguidos e se tiveram o impacto desejado; se as metas foram atingidas e se os objetivos de eliminação ou, pelo menos, redução dos desvios no desempenho foram conseguidos; e ainda quais foram as consequências inesperadas no processo alvo de aplicação da metodologia.

As ferramentas que podem ser utilizadas

Nos Passos 2 e 3: Modelo DILO (um dia na vida do processo); metas SMART;

No Passo 4: Técnica dos 5 porquês; diagrama de Ishikawa;

No Passo 5: Brainstorming; brainwriting (construção simultânea); benchmarking;

No Passo 6: Plano no padrão 6W e 2H; diagrama de GANTT

No Passo 7: Checklist no padrão da gestão de processos, retornando ao passo 6 para melhorar o plano; relatório A3.

Os benefícios do método

As vantagens no uso desta metodologia, no lugar de outras concorrentes como MASP ou BPM são as seguintes:

  • Ponto de vista sistêmico;
  • Foco em resultados;
  • Objetividade e simplicidade;
  • Processo de raciocínio lógico;
  • Encorajamento da mentoria e da colaboração;
  • Grande compartilhamento de informações;
  • Incentivo ao comprometimento com os objetivos comuns.

Em conclusão, seja qual for o tipo de método: indutivo, dedutivo, dialético, estatístico, comparativo ou experimental, ele é um caminho estado para se alcançar conhecimentos válidos. Neste caso, conhecimentos que vão solucionar um problema ou melhorar uma forma de trabalhar. Em especial, o A3 fornece um caminho simples e assertivo para se chegar ao objetivo desejado.

Para saber mais sobre o tema visite o site da Quântica Treinamento Empresarial em http://www.quanticaconsultoria.com

Um comentário

  1. Excelente raciocínio e combinação de ferramentas com cada passo.
    Parabéns Professor Walter. Muito bom o artigo. Nos mostrou muita clareza e uma percepção do modelo A3 como uma ótima ferramenta para começar um processo gerencial em equipe para identificar e solucionar problemas.

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