por Walther Krause

Introdução

Um dos pontos chaves para o sucesso de um projeto é ter uma equipe competente, integrada e com o perfil adequado às características do projeto que estará participando. A montagem da equipe dos sonhos do gerente do projeto não é tarefa fácil e requer procedimentos técnicos e avaliações psicológicas e comportamentais. Muitas vezes, a equipe deve ter conhecimento multidisciplinar e perfil comportamental diversificado. Estas características são muito importantes para equipes de alto desempenho.

Gerenciamento de recursos humanos do projeto, é uma das dez áreas de conhecimento da norma internacional ABNT ISO 21.500, tem como base a identificação e documentação de funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto em relação aos recursos humanos envolvidos, além da criação do plano de gerenciamento de pessoal.

Desenvolver a equipe do projeto, melhorando as competências e interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, é uma das atribuições do gerente de projeto. Também deve gerenciar a equipe do projeto, acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecimento de feedback, resolução de problemas e coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto.

Processo: Planejamento dos recursos humanos

Este processo é responsável por determinar os papéis, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, além de criar o plano de gerenciamento de pessoal. A atribuição de responsabilidades pode ser feita para pessoas ou grupos que por sua vez podem ser internos ou externos à organização que executa o projeto.

Processo: Contratar ou mobilizar a equipe do projeto

O objetivo principal do processo de contratar ou mobilizar a equipe do projeto é obter os recursos humanos necessários para realizar o projeto, ou seja, as pessoas necessárias para fazer o que foi estimado.

A alocação dos membros da equipe do projeto deve levar em consideração aquilo que foi planejado em termos de papéis, disponibilidade, capacidades, etc.

Processo: Desenvolver a equipe do projeto

Este processo visa melhorar as competências e a interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto por meio de treinamentos, capacitações e trabalhos que busquem o aumento da sinergia da equipe, ou seja, trabalhos que busquem aprimorar os sentimentos de confiança e coesão.

Uma equipe motivada e coesa tende a gerar resultados maiores que o somatório dos trabalhos individuais de cada um.

Processo: Gerenciar a equipe do projeto

Este processo tem o objetivo de acompanhar o desempenho dos membros da equipe do projeto, fornecendo feedbacks, resolvendo problemas e gerenciando possíveis mudanças com intuito de melhorar o desempenho. Este processo pode gerar grandes conflitos quando um projeto é realizado em uma organização matricial balanceada e os membros da equipe respondem ao chefe hierárquico e ao líder do projeto.

Além das competências técnicas, estão sendo cada vez mais valorizadas pelas empresas as competências comportamentais e habilidades interpessoais, como comunicação, resiliência (capacidade de adaptação) e o trabalho em equipe.

 Trabalho em equipe:

Alguns acreditam que já trabalham em equipe por fazerem parte de um setor com várias outras pessoas, mas com pensamentos ou atitudes individuais. Porém existe uma grande diferença entre um grupo de pessoas e uma equipe. Alguns profissionais não distinguem os dois conceitos e acabam usando erroneamente o termo equipe para significar simplesmente um conjunto de pessoas.

Um grupo é um conjunto de duas ou mais pessoas que interagem, de forma que cada uma influencia e é influenciada pela outra. Uma equipe é um tipo especial de grupo, em que existe grande interdependência na execução das atividades, com o objetivo único.

A formação do indivíduo é baseado na competição. No ambiente empresarial é fundamental que o profissional passe a cooperar além de competir. A cooperação é base para o trabalho em equipe, e é preciso pensar no coletivo e no resultado do grupo.

Deve-se promover a mudança de atitude do time; para que todos possam aperfeiçoar os resultados e passar pelo processo de maturidade, saindo de um grupo para uma equipe.

Passos para a formação de equipes

O trabalho individual há certo tempo vem dando espaço para a realização de tarefas em grupo. Isto ocorre porque, as empresas demandam cada vez mais de conhecimentos diferenciados para a obtenção dos resultados almejados, o que leva a formação de equipes de pessoas que se completam nos diferentes departamentos organizacionais.

Com isso, a importância da valorização do trabalho em equipe cresce, e sua importância cada vez mais evidenciada como uma alternativa para que as empresas supram suas necessidades de pessoas altamente capazes, e consequentemente atinjam os resultados desejados.

Ao longo da história, as equipes têm sido um componente chave da realidade organizacional. As organizações precisam trabalhar como equipes.

As equipes altamente eficazes ou de alto desempenho, são compostas por grupos de indivíduos comprometidos que confiam uns nos outros; tem um claro sentido de propósito em relação ao seu trabalho; são eficazes comunicadores dentro e fora da equipe; certificam-se que todos na equipe estão envolvidos nas decisões do grupo; e seguem um processo que os permitem planejar, tomar decisões e garantir a qualidade de seu trabalho (WELLINS; BYHAM e WILSON, 1994).

O desenvolvimento de equipes é um processo dinâmico. Existem cinco estágios no desenvolvimento de equipes, que são: formação (caracterizado pela incerteza sobre o propósito, estrutura e liderança); tormenta (é o conflito inicial entre os membros do grupo); normalização (estágio onde se desenvolve os relacionamentos e os membros passam a demonstrar coesão); desempenho (a estrutura é completamente funcional e aceita pelos integrantes. Suas energias são para querer conhecer e entender uns aos outros são focadas para o desempenho das tarefas); interrupção (nesse estágio, ao término do trabalho ou projeto a equipe é preparada para sua dispersão) (ROBBINS; DECENZO, 2004).

Para Drucker (1997) o treinamento e desenvolvimento das equipes deve ser sistemático, e envolve quatro elementos: indução e socialização (acelerar o aprendizado cultural e transmitir a mensagem de que realmente se importam com o funcionário e estão fazendo o possível para assegurar o seu sucesso na organização); trabalho conjunto (embora a empresa tenha alguns membros brilhantes que queiram trabalhar sozinhos, a empresa deverá mostrar a eles que o trabalho em equipe certamente é o meio mais eficaz e produtivo de efetuar o trabalho); feedback e instrução em tempo real (o feedback e a instrução oferecidos as pessoas devem ser criteriosos, proveitosos e em tempo real); acompanhamento responsável (é um acompanhamento sistemático e está relacionado com o feedback recebido).

As características das equipes em cada uma dessas fases são as seguintes:

Fase 1 – Formação

Predomina a ansiedade das pessoas, que terão muitas perguntas. É uma fase de exploração, em que todos estão se avaliando e a insegurança predomina. Nesse estágio, a produtividade é baixa e não se pode esperar que as pessoas realizem muito. O foco é montar a equipe, estabelecer objetivos, papéis e regras; fazer o time interagir e fazer as pessoas entenderem os objetivos comuns. Este cenário é comum na montagem de novas equipes de projeto. O cuidado é tornar esta fase a menor possível, para não comprometer as atividades do projeto.

Fase 2 – Conflito (tormenta)

Aqui as coisas parecem estar indo muito mal e todos começam a descobrir que o trabalho em equipe é muito mais complicado do que se imagina. A produtividade continua caindo e há frustação. Nesse estágio, é comum a procura de culpados e de um comportamento defensivo. Existem conflitos, vários deles por questões pessoais ou por busca de maior espaço ou domínio. Começam a se formar subgrupos.

Por outro lado, a equipe começa a definir sua missão, metas e papéis; os membros começam a definir a sua forma única de trabalhar em conjunto em prol do projeto. É importante, nesse estágio, encorajar a comunicação e a colaboração, reforçar os papéis e o objetivo da equipe, administrar os conflitos em direção aos resultados e fazer as pessoas convergirem para a meta da equipe.

Esta fase pode definir o clima do projeto, movido à cooperação ou com conflitos constantes. A competência de liderança do Gerente de Projeto será muito necessária neste momento.

Fase 3 – Normatização

A equipe começa a desenvolver suas regras próprias para realizar o trabalho em conjunto e as pessoas percebem que a colaboração é importante para o sucesso de todos. Começa a ficar mais evidente o espírito de cooperação, ao invés de competição. Existe um ambiente de confiança e compromisso, pois a produtividade começa a aparecer. O Gerente de Projeto deve atuar para manter a visão crítica do time, sem entrar na zona de conforto.

Fase 4 – Desempenho (Produção)

O grupo se torna uma equipe, “o todo é maior do que a soma das partes”. A equipe ganha confiança, chega a um consenso sobre o que é a equipe e o que se busca. Ela desenvolve e começa a utilizar procedimentos estruturados para se comunicar, resolver conflitos, alocar recursos e relacionar-se com a organização. Os conflitos são canalizados construtivamente para a descoberta de soluções para os problemas. A equipe começa a ter orgulho por suas conquistas. A cada vitória deve haver comemoração para motivar a equipe.

Esta fase deve ser a maior durante a execução de um projeto, aproveitando o máximo de produtividade da equipe.

Fase 5 – Desintegração (interrupção)

Ocorre apenas para equipes temporárias, ou seja, que foram criadas especificamente para determinados projetos. O objetivo nesse estágio é estabelecer um processo de transição e tranquilizar a equipe quanto ao futuro. Já em equipes permanentes, o foco é procurar sobreviver e se fortalecer a partir de processos de renovação.

A Seleção da equipe ideal

Pessoas com mesmo pensamento chegam a resultados previsíveis. Uma equipe de alta performance deve buscar resultados inovadores, agregando valor ao negócio de forma consistente e continua. Para formar uma equipe ideal seus membros devem ter múltiplas dominâncias cerebrais. A partir de estudos de Ned Herrmann observou-se que as pessoas se enquadram em quatro estilos comportamentais. Existe uma predominância de estilo nas pessoas, entretanto todas elas são observadas nas pessoas em maior ou menos escala. A dominância cerebral determina a forma de pensamento e o comportamento das pessoas no cotidiano pessoal e profissional. Pessoas dominadas pelo lado esquerdo são descritas como analíticas, lógicas e sequenciais. As dominadas pelo lado direito são mais intuitivas, baseadas em valores e não-lineares.

Os estilos comportamentais baseados na dominância cerebral são os seguintes:

Analítico

  • Foca nos objetivos
  • Trabalha com fatos e dados
  • Tem clareza no entendimento dos fatos
  • Realiza avaliações técnicas precisas
  • Verifica os custos das ações a serem tomadas
  • Faz análise de risco e impacto das decisões

Controlador

  • Divide um problema em pequenas partes para ter uma visão mais clara do problema ou projeto
  • Ordena as ações para atingir os objetivos propostos
  • Atribui responsabilidades
  • Administra o plano
  • Acompanha os resultados

Experimental

  • Assume riscos
  • Tem visão de longo-prazo
  • Sintetiza os problemas e projetos
  • Trabalha com a intuição
  • Trabalha com associações e correlações

Relacional

  • Tem foco na satisfação dos clientes
  • Comunica eficazmente os planos
  • Consegue apoio da equipe
  • Trabalha as questões humanas

Uma equipe de alto desempenho deve combinar eficazmente os quatro estilos de pensamento e comportamento. Não existe o melhor estilo, todos são importantes e combinados potencializam a equipe.

O líder e os membros da equipe devem saber gerenciar conflitos que, inevitavelmente, surgem com pessoas de estilos diferentes. Mas é justamente dessa diversidade que se formam equipes vencedoras.

Conclusão

Um dos mais importantes fatores de sucesso em um projeto é o desempenho de sua equipe. O segredo está na seleção e na formação da equipe. Os Gerentes de Projeto não dispõem, em muitos casos, de autonomia para montar as equipes. Este tema foi, até pouco tempo, de responsabilidade da área de recursos humanos da empresa. Entretanto, é uma atribuição do gerente de projeto. Ele precisa, na verdade, de conhecer as ferramentas e princípios aqui apresentado. Os profissionais de recursos humanos poderão ajudá-lo.

Equipes de alto desempenho são raras, infelizmente. Mais raro ainda é mantê-las. Novos projetos, novas oportunidades e conflitos mal resolvidos desmontam equipes excelentes. As organizações que conseguem formar e manter uma ou mais equipes de alto desempenho possuem um diferencial de mercado imbatível. Seus projetos serão sempre bem sucedidos. Estas equipes serão diversificadas, criativas, dinâmicas e focadas nos objetivos comuns, determinados ao sucesso.

Referências

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